Pytania i odpowiedzi
Wszystko co musisz wiedzieć o naszych usługach. Poniżej znajdziesz również przydatne linki.
Wirtualne biuro Orenda na warszawskiej Białołęce, to miejsce w którym świadczymy usługi administracyjno-biurowe, takie jak użyczenie adresu do rejestracji siedziby działalności, adres korespondencyjny, odbieranie poczty przychodzącej, skanowanie i inne. Wirtualne biuro umożliwia przedsiębiorcy prowadzenie działalności bez konieczności wynajmowania własnego, kosztownego lokalu. Adres ten można umieścić także na różnego rodzaju materiałach firmowych.
Oferta jest skierowana do wszystkich 
Przede wszystkich do osób zamierzających rozpocząć działalność gospodarczą, jak i przedsiębiorców, którzy planują zmianę dotychczasowego adresu firmy. To świetna opcja dla osób, które nie potrzebują stacjonarnego, często wynajmowanego biura, a jedynie siedziby firmy czy adresu korespondencyjnego. Prowadzi to m.in. do redukcji kosztów najmu biura i zatrudniania pracowników biurowych.
Umowę można zawrzeć w dowolnym momencie, również tego samego dnia. Potrzebujemy od Państwa jedynie uzupełnionego odpowiednimi danymi formularza dołączanego do umowy. Czas na przygotowanie umowy, to ok. 20-30 minut (patrz pkt. 5).
Proponujemy osobiste spotkanie bądź rozmowę telefoniczną w celu weryfikacji Państwa oczekiwań, omówienia szczegółów współpracy i odpowiedzi na wszelkie wątpliwości. Dzięki temu będziemy mogli dostosować ofertę do Państwa potrzeb. Opowiemy o szczegółach umowy, a w końcowym etapie, prześlemy umowę do podpisu oraz fakturę do opłacenia.
Przede wszystkim potrzebujemy takich danych, jak:
- dane identyfikacyjne firmy (NIP, REGON, KRS (jeśli istnieje),
- planowana data rozpoczęcia współpracy,
- dane osoby odbierającej od nas korespondencję (imię, nazwisko, pesel, nr dowodu osobistego, obywatelstwo),
- adres zamieszkania osoby podpisującej umowę, dowód osobisty do wglądu, nr PESEL, obywatelstwo,
- adres e-mail i nr telefonu do komunikacji między Stronami,
- rodzaj wybranego pakietu usług,
- forma i rodzaj płatności.
Istniejąca jednoosobowa działalność, spółka z o.o., komandytowa, cywilna
W tej sytuacji potrzebujemy np. numer NIP celem weryfikacji podmiotu w:
- KRS (w przypadku spółek z o.o., komandytowych itd.),
- CEIDG (w przypadku spółki cywilnej i dz. jednoosobowej)
- oraz danych personalnych i kontaktowych reprezentanta firmy. Jeżeli umowę podpisuje pełnomocnik – powinien posiadać pełnomocnictwo w formie pisemnej.
Każdorazowo prosimy o uzupełnienie odpowiedniego formularza z danymi, który dołączamy do umowy.
Standardowo umowę zawieramy na rok, jednak czas ten możemy skrócić lub wydłużyć – jesteśmy elastyczni i otwarci na potrzeby Klientów. Okres wypowiedzenia umowy, to jeden miesiąc.
Wychodząc klientom naprzeciw, stworzyliśmy kilka pakietów usług dostosowanych do różnych potrzeb.
Serdecznie zapraszamy do zapoznania się ze szczegółową ofertą TUTAJ.
Niewątpliwą zaletą wirtualnego biura jest redukcja kosztów w porównaniu z koniecznością opłacania wynajmowanego lokalu oraz zatrudniania pracowników biurowych. Dzięki usługom biura, zaoszczędzicie Państwo czas potrzebny np. na odbiór korespondencji z poczty. Odciążymy Państwa w codziennych obowiązkach, gwarantując profesjonalną obsługę.
Jest to również świetne rozwiązanie dla osób, które nie mogą lub nie chcą rejestrować firmy w swoim prywatnym mieszkaniu (wiąże się to nie tylko z ujawnieniem prywatnego adresu, ale także z podwyższonym podatkiem od nieruchomości).
Kolejną zaletą jest kompleksowa usługa – użyczamy adresu do rejestracji siedziby firmy, adresu korespondencyjnego, skanujemy odbieraną pocztę. We współpracy z zaufanym Biurem Księgowym, oferujemy usługi księgowo-kadrowe, a polecona przez nas Kancelaria Notarialna pomoże Państwu np. w założeniu spółki z o.o. Warszawski adres firmy wzmocni nie tylko pozycję firmy na rynku, ale także zaufanie Kontrahentów.
Przede wszystkim każdego Klienta traktujemy indywidualnie. Jesteśmy elastyczni i nieustannie staramy się dostosować do Państwa potrzeb, również w kontekście czasu pracy biura. Oferujemy jasną i przejrzystą umowę, bez dodatkowych informacji dopisanych drobnym druczkiem. Nie wymagamy kaucji. Proponujemy Państwu zawarcie umowy zarówno osobiście, jak i online. Każdorazowo informujemy o odebranej poczcie, oferujemy usługę skanowania. Współpracujemy z zaprzyjaźnionym Biurem Księgowym (w którym księgową jest także właścicielka Wirtualnego Biura Orenda ;)) oraz Kancelarią Notarialną.
(Państwa Nazwa Firmy)
ul. Milenijna 43 lok. 2
03-130 Warszawa
Współpracujemy z Biurem Księgowym 2Business w pełnym zakresie – jednoosobowe działalności, spółki cywilne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, komandytowe i inne. Znajduje się ono w bliskiej lokalizacji naszego biura i oferuje dla naszych klientów specjalną ofertę. Zespół księgowy stanowi również właścicielka Wirtualnego Biura Orenda
Serdecznie polecamy zaprzyjaźnioną Kancelarię Notarialną w bliskiej okolicy naszego biura, gdzie można np. założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Kancelaria pomoże nie tylko w sprawach spółkowych, ale także w wielu innych.
Wirtualne biuro pomaga zredukować koszty najmu lokalu, który niejednokrotnie musiałby wynająć przedsiębiorca, a także koszty zatrudnienia pracowników biurowych. Dzięki „wirtualnej” siedzibie, nie ma konieczności opłacania wysokich rachunków za wynajem i media, które są znacznie większe niż koszt wirtualnego biura. Ponadto, korzystając z wirtualnego biura, otrzymujecie Państwo fakturę, która stanowi koszt uzyskania przychodu firmy.
"Kiedy urząd skarbowy może odmówić rejestracji dla celów VAT”?
„Odmowa rejestracji przez organ podatkowy może mieć miejsce gdy wystąpi przynajmniej jedna z określonych przepisami okoliczności, tj. gdy:
- dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą lub
- podmiot ten nie istnieje, lub
- mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z tym podmiotem albo jego pełnomocnikiem, lub
- podmiot albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego."
Ze względu na powyższe zasady, obecnie firmy posiadające adres w biurze wirtualnym mają możliwość rejestracji swojej działalności jako podatnika VAT. Zgodnie z przepisami, jeżeli wszystko odbywa się zgodnie z zasadami, nie ma podstaw do odmowy rejestracji podatnika jako płatnika VAT. Nie ma nigdzie mowy o tym, że miejscem rejestracji firmy nie może być wirtualne biuro.
Świetna wiadomość zarówno dla tych przedsiębiorców, którzy jako siedzibę swojej działalności wybierają tzw. wirtualne biura, jak i dla tych, którzy takie biura oferują w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
Naczelny Sąd Administracyjny wydał w dniu 5 sierpnia 2014 r. przełomowy wyrok, który kończy spór o to, czy Urząd Skarbowy może odmówić nadania numeru NIP przedsiębiorcy, który wskazał jako siedzibę adres wirtualnego biura. Oczywiście wirtualne biuro to nie tylko adres e-mailowy, ale adres „pocztowy” i realny adres lokalu, pod którym można doręczać korespondencję w formach pisemnych.
Koszty e-biura sięgają zaledwie kilkuset czy nawet kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Tego rodzaju biura są zatem bardzo wygodne, tanie i jak to potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny – pozwalają na zgodne z prawem rejestrowanie działalności gospodarczej, a w szczególności rejestrowanie działalności spółek prawa handlowego.
W orzeczeniach sądów administracyjnych zwyciężył bowiem pogląd, że organy podatkowe nie są uprawnione do badania, czy pod adresem siedziby spółki wykonywane są jej funkcje zarządcze. Na rejestrację spółki nie powinno mieć również wpływu to, że pod danym adresem ma swoją siedzibę kilka, kilkanaście czy kilkadziesiąt podmiotów prowadzących działalność gospodarczą.
Pełnomocnictwo pocztowe, to dokument na mocy którego, możemy w Państwa imieniu odebrać pocztę awizowaną. Wypełniony druk można złożyć na każdej Poczcie (należy zaznaczyć placówkę oddawczą „UP Warszawa 91”) lub na poczcie dedykowanej dla rejonu biura, czyli UP 91 Warszawa, ul. Myśliborska 102.
Druk pełnomocnictwa dostępny jest pod poniższym adresem:
https://www.poczta-polska.pl/hermes/uploads/2021/05/Pełnomocnictwo-pocztowe.pdf
Jeśli jest to tylko możliwe, staramy się dostosować do potrzeb naszych klientów. W celu odebrania korespondencji poza godzinami pracy biura, prosimy o wcześniejszy kontakt.
Oczywiście, częste wyjazdy zagraniczne nie stanowią problemu. Świadczymy profesjonalne i kompleksowe usługi, wszelką korespondencję możemy każdorazowo przesłać w formie skanu.
Po zawarciu umowy z naszym biurem i zmianie adresu prowadzonej działalności, właściwym oddziałem ZUS będzie:
ZUS II Oddział w Warszawie ul. Podskarbińska 25 03-829 Warszawa.
Przedsiębiorca zawsze podlega pod ZUS wedle miejsca zamieszkania.
Po zawarciu umowy z naszym biurem i zmianie adresu prowadzonej działalności, Urząd Skarbowy dedykowany Państwa działalności, to Urząd Skarbowy Warszawa-Targówek przy ul. Dąbrowszczaków 14, 03-484 Warszawa.
Uwaga!
Nie każdy rodzaj działalności gospodarcza zmieni lokalizację US.
a) Pod jaki US będzie podlegać jednoosobowa działalność gospodarcza po zmianie na adres Wirtualnego Biura?
W tym przypadku zmiana adresu siedziby firmy nie wpłynie na zmianę Urzędu Skarbowego. Przedsiębiorca zawsze podlega pod Urząd Skarbowy według swojego miejsca zamieszkania.
b) Pod jaki US będzie podlegać Spółka Cywilna po zmianie na adres Wirtualnego Biura?
Jeśli spółka cywilna zdecyduje się na zawarcie umowy z Wirtualnym Biurem Orenda, zmieni się Urząd Skarbowy pod kątem rozliczania podatku VAT oraz PIT-4, tj. podatku od pracowników. Spółka będzie podlegała pod Urząd Skarbowy Warszawa Targówek. W zakresie podatku dochodowego PIT wspólników – każdy z nich podlega pod Urząd Skarbowy według swojego miejsca zamieszkania. W praktyce nie oznacza to jednak żadnych problemów. Każdy przedsiębiorca posiada indywidualny mikro rachunek na który kieruje przelewy podatkowe. c) pod jaki US będzie podlegać Spółka z o.o. po zmianie na adres Wirtualnego Biura? W tym przypadku zmiany adresu siedziby spółki na adres wirtualnego biura – Spółka będzie podlegała pod Urząd Skarbowy Warszawa Targówek, zarówno w kontekście rozliczeń podatku VAT, CIT, jak i podatku za pracowników.
c) Pod jaki US będzie podlegać Spółka z o.o. po zmianie na adres Wirtualnego Biura? W tym przypadku, zmiana adresu siedziby spółki spowoduje, iż Spółka będzie podlegała pod US Warszawa Targówek, zarówno w kontekście rozliczeń podatku VAT, CIT, jak i podatku za pracowników.
Ustawa AML (skrót od angielskiej nazwy Anti-Money Laundering) z dnia 30 kwietnia 2021r. (Dz. U. Z 2021r. Poz. 815) zmieniająca ustawę z dnia 1 marca 2018r. oraz jej nowelizacja, to ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Ustawa ta nałożyła m.in. na Biura Wirtualne obowiązek wprowadzenia odpowiednich procedur w zakresie identyfikacji i oceny ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu.
Jedną z przesłanek umowy jest także obowiązek wpisu przez każdą spółkę do CRBR, czyli Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.
Jako Biuro Wirtualne jesteśmy zobowiązani powyższe procedury wprowadzić, a uzupełnienie przez naszych klientów odpowiednich dokumentów jest obligatoryjne.
Nasze działania jako Instytucji Obowiązanej opieramy na przepisach Ustawy AML. Zakres danych jakie musimy zebrać od naszych klientów w celu zastosowania Środków Bezpieczeństwa Finansowego regulują Artykuły 36 i 37 wskazanej ustawy: https://lexlege.pl/przeciwdz-praniu-pien/art-36/ oraz https://lexlege.pl/przeciwdz-praniu-pien/art-37/
Formularz zgłoszenia dla sygnalistów: https://app.gorodo.pl/api/aml/zgloszenie_nieprawidlowosci/5213564433
W celu poprawnej i łatwej weryfikacji dla Państwa, korzystamy z portalu goAML, który umożliwa Państwu uzupełnienie dokumentów online.
